Kako postati majstor organizacije vremena?

Kako postati majstor organizacije vremena?

Kako postati majstor organizacije vremena?

Želiš li u današnje vrijeme biti uspješan u onome čime se baviš, a pretpostavljam da svatko želi, moraš proizvesti/stvoriti/prodati (dodaj glagol koji želiš) više. Svakoga dana sve više… Koliko mi je poznato, dan još uvijek traje 24 sata i nitko nije pronašao način da ga produlji. Osim ako nam skrivaju. Ostavimo se znanstvene fantastike i držimo se realnih činjenica – posla je sve više, a vremena sve manje. Promatrajući ljude oko sebe, užurbane, uočila sam kako mnogi pucaju po šavovima, jednostavno zato što ne znaju organizirati svoje vrijeme, a potrebno je tako malo da bi čovjek bio uspješan u tome. Uz naš vodič zagospodari svojim vremenom i ne dopusti da ono gospodari tobom i tvojim životom.

1. Odredi prioritete

Ako nisi u mogućnosti svakoga dana složiti listu prioritetnih zadataka (realno, i ovaj korak uzima određeno vrijeme), učini to jednom tjedno. Potrudi se ne stati na samoj izradi liste, prvo odradi poslove koji su hitni i iz određenoga razloga važniji od ostalih. Ti ćeš najbolje znati koji su to poslovi. Drži listu na vidljivome mjestu i križaj zadatke koje obaviš, to će ti dati osjećaj napretka. Nakon nekog vremena ovaj će ti korak postati navika. Dobra navika 😉

Ometači pažnje

2. Eliminiraj ometače pažnje

Mnogo ih je. Nisi ni svjestan koliko mnogo, sve dok ne kreneš razmišljati o tome. Počnimo s mobitelom. Znam da je 21. stoljeće i komunikacijsko doba je u punome jeku, ali privatni razgovori i poruke mogu pričekati. Ako imaš službeni mobitel, ovaj je problem nešto lakše riješiti, jednostavno se koristi isključivo njime tijekom radnoga vremena, a privatni telefon provjeri tijekom dnevnoga odmora. Ako si zbog posla vezan uz računalo i internet, lako je upasti u čari društvenih mreža. Odricanje od Facebooka, Twittera, Instagrama (dodaj društvenu mrežu koju želiš) je težak korak, ali uštedjet će ti mnogo vremena. Isto vrijedi i za čitanje dnevnoga tiska, brzinsku online kupovinu, neprestano provjeravanje maila, igranje igrica i tko će ga znati što sve ne. Ukratko – na poslu radi posao. Osim ako ti je posao biti na društvenim mrežama, u tom slučaju zanemari ovaj savjet, ali se potrudi što manje privatnih stvari obavljati tijekom radnoga vremena. U nekim slučajevima i glazba može biti ometač pažnje. Osobno, kada radim zahtjevan zadatak, gotovo da ne mogu napraviti ništa smisleno uz glazbu. Sigurna sam da nisam jedina. Ponekad je tišina najbolji saveznik, a kasnije uspješno obavljen zadatak obavezno treba proslaviti uz omiljenu playlistu.

Organizacija radnog stola

3. Keep it clean

Možda ti se čini nevažnim, ali uredan radni prostor olakšat će ti snalaženje i reducirati vrijeme utrošeno na traženje važnoga dokumenta, računa, spajalice, škara, papira… Shvatio/la si. Neki kažu kako najbolje funkcioniraju u kreativnom neredu, ali kreativan nered je jedna stvar, a neurednost nešto sasvim drugo. Oni koji me poznaju reći će da imam blaži oblik opsesivno-kompulzivnog poremećaja, barem kada se radi o čišćenju. Ja ću radije reći da sam vrlo osjetljiva na suptilne energije prostora u kojem boravim, ako je u tom prostoru nered, on djeluje na podsvjesnom nivou, krade dragocjenu energiju i vrijeme kojega ionako uvijek manjka. Tjedno čišćenje neka bude na tvojoj listi prioriteta iz točke 1.

Pauza tijekom radnog vremena

4. Napravi pauzu

Čini ti se da imaš previše zadataka i da se kratka pauza ne uklapa u tvoj raspored danas? Ne bulazni,uvrsti nekoliko pauza u svoje svakodnevne OBAVEZE, istegni tijelo, popij kavu, čaj ili tek čašu vode, baci pogled kroz prozor i nekoliko puta duboko udahni, prozrači prostor. Potaknut ćeš cirkulaciju, a mozak, taj čudesan stroj koji u svakome trenutku savršeno upravlja svim procesima u našem tijelu, dobit će prijeko potreban kisik. Nakon pauze bit ćeš osvježen i spreman nastaviti dalje, pun/a elana.

Spavanje

5. Spavaj dovoljno

Iako ti se ponekad čini da je najbolje u potpunosti preskočiti spavanje (jer vremena ionako nemaš), ova je strategija tek kratkoročno učinkovita. Da, stisnut će te i obaveze i rokovi i suradnici, i da, uskratit ćeš si koji sat sna da završiš sve. Dugoročno ćeš si preskakanjem toga dragocjenog odmora navući zdravstvene probleme, a onda ćeš svoje vrijeme provoditi u ordinacijama. Ti biraš.

Alati koji štede vrijeme

 

6. Alati koji štede vrijeme

Navest ću samo neke, one s kojima imam iskustva i za koje znam da su od pomoći, a svatko će pronaći alate koji su idealni baš za njega/nju. Trello je izvrstan organizacijski alat koji će ti olakšati vođenje svakodnevnih zadataka. Uz ovaj ćeš alat uvijek znati tko na čemu radi, u kojoj su fazi zadatci, a i rokovi će biti pod kontrolom. Trello ti omogućuje stvaranje više različitih ploča (primjerice za web, društvene mreže, posebne projekte, ideje), a sve se ipak nalazi na jednome mjestu. Ako vodiš više društvenih mreža, uštedi vrijeme utrošeno za kreiranje objava na svakoj od njih pojedinačno uz pomoć HootSuitea. Ovo je alat koji će sinkronizirati sve tvoje društvene mreže tako da ćeš objave stvarati samo jednom, a HootSuite će se pobrinuti za njihov izlazak u javnost u točno određeno vrijeme. U ovu svrhu poslužit će i drugi alati kao što su Buffer ili Sproutsocial. Za organizaciju lozinki koristit će ti LastPass. Njime možeš upravljati različitim lozinkama, od onih za prijavu na brojne portale, e-mail adrese, društvene mreže, pa sve do lozinki za bankovne račune. Jedina lozinka koju ćeš uz ovaj alat morati memorirati jest ona za sam LastPass. Za učinkovitu internu komunikaciju tu je Slack koji objedinjuje sve poruke unutar tima na jednome mjestu. Razgovori su svima vidljivi, a mogu se i grupirati prema različitim kriterijima. Vođenje financija većini je problematično, nismo svi rođeni s analitičkim umovima sposobnima držati račune pod kontrolom. Ako iz bilo kojeg razloga nisi u mogućnosti plaćati knjigovodstvene i računovodstvene usluge, Solo je moguće rješenje za tebe. Ovaj alat pruža ti mogućnost automatiziranoga unosa podataka, izradu ponuda, računa i uvid u financije. Budi kreativan, istraži internet i otkrij alate koji najbolje odgovaraju tvojim potrebama. Ne zaboravi podijeliti s nama svoja nova otkrića, mi smo uvijek raspoloženi za novitete u organizaciji poslovanja.

7. Osiguraj vrijeme za sebe i ljude koje voliš

Ako si fokusiran/a isključivo na posao, krećeš se u smjeru disbalansa. Ne priuštiš li sebi vrijeme za uživanje, posao će vrlo brzo postati kamen oko vrata, a ti ćeš pucati po šavovima i pitati se koji je smisao svega ako nema zadovoljstva. Osim toga i tvoji će bližnji biti nesretni jer više ne sudjeluješ u stvaranju zajedničkih uspomena. Isključi se od svijeta na koji sat, otiđi u prirodu, meditiraj, odradi trening, učini što god ti paše. Ugodi sebi, za razliku od neprestanoga ugađanja suradnicima i klijentima. Podruži se s dragim ljudima, oni su ovdje bili i prije, pokušaj ne razgovarati o poslu, ima i drugih zanimljivih tema. Ne zaboravi, ključ uspjeha je u ravnoteži. Koji je smisao izgraditi poslovno carstvo, ako u njemu uživaš sam?

Nadam se da sam ti svojim skromnim doprinosom barem donekle olakšala snalaženje u prenatrpanome rasporedu. Uvedi male promjene svakoga dana, ali daj im priliku da profunkcioniraju, ne odustaj, svemu treba vremena. Ukoliko zaista ne možeš pohvatati sve segmente svojega poslovanja, obrati se Markething timu za pomoć, provjeri koje usluge pružamo i na koji te način možemo rasteretiti.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *